Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
Login


Indonesian Journal on Health Science and Medicine

 Submit manuscript
Section Articles

Delays in Returning Medical Records: A Factor Analysis

Penundaan dalam Pengembalian Rekam Medis: Analisis Faktor
Vol. 2 No. 2 (2025): Oktober:
DOI : https://doi.org/10.21070/ijhsm.v2i2.273
Published : Sep 30, 2025

Candra Nur Azizah (1), Resta Dwi Yuliani (2)

(1) Program Studi Manajen Informasi Kesehatan, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, Indonesia
(2) Program Studi Manajen Informasi Kesehatan, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, Indonesia
Fulltext View | Download

Abstract:

General Background: Medical records are a critical component of hospital administration, ensuring accuracy, completeness, reliability, validity, and timeliness for quality healthcare services. Specific Background: However, delays in returning medical record files remain a challenge in inpatient care, disrupting service standards and continuity of care. Knowledge Gap: Limited research has systematically analyzed delay factors using a structured framework in the Indonesian hospital setting. Aim: This study aims to analyze the factors contributing to delays in returning medical record files at Wahidin Sudiro Husodo Hospital using the 5M framework (man, method, machine, material, money). Results: Findings revealed human factors such as high school-level education, limited knowledge, and lack of training; methodological issues where standard operating procedures for inpatient care were not aligned with the 2x24 hours service standard; material shortcomings due to the absence of a tracer; machine factors showing only the use of an expedition book; and financial factors with no incentive or sanction mechanisms. Novelty: This research provides a comprehensive factor-based analysis of medical record return delays by integrating the 5M approach. Implications: The results highlight the need for policy improvements, targeted training, and structured monitoring to achieve timely and reliable medical record management.
Highlights:



  • Delays linked to human, procedural, and infrastructural gaps

  • Application of the 5M framework in hospital record analysis

  • Emphasis on policy reform and staff training for improvement


Keywords: Delays, Inpatient, Medical Record, Hospital Administration, 5M Framework


 

References

[1]Z. A. Ritonga, A. S. Hasibuan, and T. A. Putri, “Analisis Kualitatif Pengisian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Aceh Tamiang Tahun 2022,” JIPIKI, vol. 8, no. 1, pp. 112–123, Feb. 2023, doi: 10.52943/jipiki.v8i1.1228.

[2] E. S. Mahanani, “Tingkat Disiplin dan Tanggung Jawab Tenaga Medis dalam Penyelenggaraan Rekam Medis dan Hubungannya dengan Keterlambatan Pengembaliannya (Studi di RS Bhayangkara Pusdik Brimob Watukosek, Gempol Pasuruan),” EJMM, vol. 4, no. 10, pp. 1440–1448, Oct. 2020, doi: 10.52160/ejmm.v4i10.474.

[3] A. S. Hasibuan, “Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2019,” JIPIKI, vol. 5, no. 1, pp. 108–113, Feb. 2020, doi: 10.52943/jipiki.v5i1.364.

[4] F. Wardhina and N. Rahmadiliyani, “Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap,” J-Remi, vol. 3, no. 3, pp. 214–222, May 2022, doi: 10.25047/j-remi.v3i3.3164.

[5] S. Mirfat, N. Andadari, and Y. N. N. Indah, “Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis di RS X Kabupaten Kediri,” JMMR, vol. 6, no. 2, pp. 1–8, 2017, doi: 10.18196/jmmr.6140.

[6] A. H. Faradila, R. A. Wijayanti, N. Nuraini, and R. D. C. Dewi, “Analisis Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis Pasien Rawat Jalan di Puskesmas Babadan Kabupaten Ponorogo,” J-Remi, vol. 4, no. 2, pp. 89–96, Mar. 2023, doi: 10.25047/j-remi.v4i2.3831.

[7] A. Ulfah and J. Santika, “Pengaruh Ketepatan Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap terhadap Efektivitas Pelayanan Rekam Medis,” INFOKES, vol. 6, no. 1, pp. 21–39, Nov. 2022, doi: 10.56689/infokes.v6i1.848.

[8] M. G. Widiarta, I. P. D. K. Hardy, and N. K. Y. Sari, “Analisis Kelengkapan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Kuta Utara,” ACH, vol. 9, no. 3, p. 480, Dec. 2022, doi: 10.24843/ach.2022.v09.i03.p10.

[9] M. K. M. Wirajaya and V. F. C. Rettobjaan, “Faktor yang Memengaruhi Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit: Kajian Literatur,” J. Kesehat., vol. 6, no. 3, p. 147, Aug. 2021, doi: 10.22146/jkesvo.66282.

[10] M. Amrullah, T. Achmalona, and S. Y. Sutomo, “Hubungan antara Beban Kerja dan Tingkat Pemahaman Perawat mengenai Jangka Waktu Pengembalian Dokumen Rekam Medis dengan Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis,” CITRADELIMA, vol. 5, no. 1, pp. 11–17, Apr. 2021, doi: 10.33862/citradelima.v5i1.213.

[11] S. J. Swari, G. Alfiansyah, R. A. Wijayanti, and R. D. Kurniawati, “Analisis Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap RSUP Dr. Kariadi Semarang,” ARTERI, vol. 1, no. 1, pp. 50–56, Nov. 2019, doi: 10.37148/arteri.v1i1.20.

[12] R. Rosita, F. Fitriani, T. N. Farisni, and F. Reynaldi, “Analisis Kelengkapan Pengambilan dan Pengisian Rekam Medis Rawat Inap RSUD Cut Nyak Dhien Kabupaten Aceh Barat,” Jurmakemas, vol. 2, pp. 169–177, 2022.

[13] F. Fauzil, Y. Yusuf, and A. K. Astiena, “Analisis Kepatuhan DPJP dalam Kelengkapan Pengisian Rekam Medis dan Faktor-Faktor yang Mempengaruhinya di RSUD Dr. Rasidin Padang,” Human Care, vol. 7, no. 2, p. 359, Jun. 2022, doi: 10.32883/hcj.v7i2.1665.

[14] M. Amrullah, T. Achmalona, and S. Y. Sutomo, “Hubungan antara Beban Kerja dan Tingkat Pemahaman Perawat mengenai Jangka Waktu Pengembalian Dokumen Rekam Medis dengan Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis,” CITRADELIMA, vol. 5, no. 1, pp. 11–17, Apr. 2021, doi: 10.33862/citradelima.v5i1.213.

[15] I. Susilowati and D. L. Jayanto, “Evaluasi Prosedur Waktu Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Umum X Surabaya,” Sehat Rakyat: Jurnal Kesehatan Masyarakat, vol. 1, no. 1, pp. 86–94, May 2022, doi: 10.54259/sehatrakyat.v1i1.894.

[16] Y. Meidiyanti, R. F. Nurhastuti, and D. Nurjayanti, “Tinjauan Pelaksanaan Prosedur Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap Pasien Covid-19 di Rumah Sakit Budi Asih Trenggalek,” J. Buaya Med. Rec., vol. 1, no. 1, pp. 42–50, 2023.

[17] B. Gesi, R. Laan, and F. Lamaya, “Manajemen dan Eksekutif,” J. Manajemen, vol. 3, no. 2, pp. 51–66, Oct. 2019.

[18] M. D. Prihadi and R. Agustian, “Analisis Kebutuhan Sumber Daya Manusia Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis dengan Menggunakan Metode Beban Kerja Guna Menunjang Efektivitas Kerja di Rumah Sakit Al-Islam Bandung,” JEI, vol. 14, no. 2, pp. 101–109, Nov. 2020, doi: 10.36787/jei.v14i2.293.

[19] P. Hia, “Pengaruh Tingkat Pendidikan dengan Pengetahuan Petugas Rekam Medis tentang Sensus Harian Rawat Jalan di Rumah Sakit STIKes Elisabeth Medan,” J. Sains Teknol., vol. 1, no. 6, pp. 704–710, Dec. 2022, doi: 10.55123/insologi.v1i6.1054.

[20] G. Alfiansyah, R. A. Wijayanti, N. Nuraini, S. J. Swari, and S. Wafiroh, “Determinan Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RS X,” J-Remi, vol. 1, no. 2, pp. 37–51, Jun. 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i2.1961.

[21] A. Dewi, I. N. Sulrieni, R. Pardede, and M. Ulfa, “Hubungan Kualifikasi Petugas Filing dengan Ketepatan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di UPTD BKIM,” J-Remi, vol. 4, no. 4, pp. 213–218, Aug. 2023, doi: 10.25047/j-remi.v4i4.3931.

[22] L. Khasanah and G. Priyadi, “Evaluasi Pelatihan Peningkatan Kompetensi Petugas Rekam Medis di Puskesmas Cangkol,” J. Penelit. Kesehat. Suara Forikes, vol. 12, no. 4, pp. 511–515, Oct. 2021, doi: 10.33846/sf12429.

[23] T. A. Ayuningrum, R. A. Wijayanti, A. Deharja, and M. W. Santi, “Pendekatan Sistem dalam Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Mitra Sehat Situbondo,” J-Remi, vol. 1, no. 4, pp. 400–411, Oct. 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i4.2199.

[24] N. Oktavia and Jumiyati, “Tinjauan Tingkat Pengetahuan Petugas Rekam Medis pada Sistem Filling (Pengambilan, Pengembalian, dan Penyimpanan) Dokumen Rekam Medis di Unit Rekam Medis RSUD Tais Seluma Tahun 2016,” J. Manaj. Inf. Kesehat., vol. 1, no. 2, pp. 31–40, Mar. 2021, doi: 10.51851/jmis.v1i2.196.

[25] M. G. Saputra, N. Munaa, N. V. Rahmawati, O. Z. Abdillah, and A. Rakhmawati, “Hubungan Faktor Individu dan Faktor Manajemen pada Perawat terhadap Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Intan Medika Lamongan,” JOHC, vol. 4, no. 1, pp. 1–8, Apr. 2023.

[26] Y. S. B. Ariyanto, N. A. Rumana, N. Yulia, and D. H. Putra, “Gambaran Ketepatan Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Dr. Sitanala Kota Tangerang,” Insologi: J. Sains Teknol., vol. 1, no. 2, pp. 104–108, Apr. 2022, doi: 10.55123/insologi.v1i2.235.

[27] C. T. Setiawan and K. K. Arum, “Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Manajemen Man, Money, Method, Machine, Material di Rumah Sakit Umum Daerah Banyumas,” Serulingmas Health J., vol. 3, no. 1, pp. 94–106, Jun. 2023, doi: 10.52943/jipiki.v6i2.590.

[28] S. A. Cahyani, A. P. Wicaksono, and N. Nuraini, “Analisis Sistem Pengendalian Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga Surabaya,” J-Remi, vol. 2, no. 2, pp. 231–243, Mar. 2021, doi: 10.25047/j-remi.v2i2.2010.

[29] L. D. D. Arini, V. M. Anggraini, and M. P. Rositaningrum, “Tinjauan Keterlambatan Waktu Pengembalian Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap Kebidanan di RSUI Banyubening Boyolali Tahun 2021,” J. Osadhawedyah, vol. 1, pp. 23–28, 2021.

[30] F. Y. Karen and D. N. Yanti, “Tinjauan Sistem Penyimpanan Rekam Medis menurut Standar Akreditasi KARS Versi 2012 Rumah Sakit di RS Bhayangkara Tahun 2021,” J. Rekam Med., vol. 2, no. 3, pp. 333–344, 2022, doi: 10.25311/jrm.vol2.iss3.897.

[31] A. R. Abidin, “Analisis Sistem Pengolahan Berkas Rekam Medis di RSIA Eria Bunda Pekanbaru Tahun 2020,” JIK, vol. 11, no. 1, pp. 62–66, Jun. 2022, doi: 10.33060/jik/2022/vol11.iss1.263.

[32] T. Meiliani and W. V. Trisna, “Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukannya Berkas Rekam Medis di Ruang Penyimpanan di Rumah Sakit Umum Daerah Petala Bumi Provinsi Riau,” MRJ, vol. 2, no. 1, pp. 125–140, Jul. 2022, doi: 10.25311/jrm.vol2.iss1.519.

[33] A. M. Rahmadani, D. Nurjayanti, and R. F. Nurhastuti, “Tinjauan Pengembalian Dokumen Rekam Medis di Puskesmas Setono Kabupaten Ponorogo,” J. Buana Med. Rec., vol. 1, no. 1, pp. 12–25, 2023.

[34] I. T. Uyang and M. Ardan, “Upaya Peningkatan Pemahaman Petugas dalam Melaksanakan Ketepatan Waktu Pengembalian Rekam Medis melalui Analisis Fishbone,” J. Pengabdi. Masy. Nusantara (JPKMN), vol. 4, no. 1, pp. 1613–1618, Mar. 2023, doi: 10.55338/jpkmn.v4i2.1127.

[35] D. F. A. Lestari, A. P. Wicaksono, and A. Deharja, “Tinjauan Faktor Penyebab Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Sensus Harian Rawat Inap di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Tahun 2020,” J-Remi, vol. 1, no. 3, pp. 374–380, Aug. 2020, doi: 10.25047/j-remi.v1i3.2108.